Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben
Du schreibst deine Rechnungen im Browser – und dein Steuerberater bekommt sie als Datei, die er direkt einlesen kann. Der DATEV-Export ist kostenlos, dauert ein paar Sekunden und braucht kein Konto.
Der DATEV-Export liegt direkt im Rechnungseditor: einmal einschalten, Rechnung ausfüllen, Datei herunterladen.
Zum RechnungseditorWas DATEV ist – und warum dein Steuerberater danach fragt
DATEV ist der verbreitete Standard für die Buchhaltung beim Steuerberater. Wenn deine Rechnungen als DATEV-Datei ankommen, muss die Kanzlei sie nicht abtippen: Die Buchungsdaten werden eingelesen und stehen als Buchungssätze bereit.
Für dich als Handwerker, Freelancer oder Kleinunternehmer heißt das: Du brauchst DATEV nicht selbst auf deinem Rechner. Du lieferst die Zahlen in einem Format, das auf der anderen Seite ohne Nacharbeit ankommt – und sparst dir das Abheften von Zetteln und das Nachreichen von Beträgen.
Genau das macht der Export hier. Er schreibt deine Rechnung als Buchungsstapel-Datei im DATEV-Austauschformat EXTF, Formatkategorie 21 („Buchungsstapel“), Zeichensatz Windows-1252, Semikolon als Trennzeichen. Die fertige Datei heißt dann zum Beispiel EXTF_RE-2026-0001.csv.
Wie exportiere ich meine Rechnung für DATEV?
Der Export läuft komplett in deinem Browser. Du brauchst keine Anmeldung, und es wird nichts hochgeladen. In vier Schritten liegt die Datei auf deinem Rechner:
DATEV-Export einschalten
Öffne den Rechnungseditor und klicke auf das Zahnrad (Einstellungen). Dort findest du den Bereich „Steuerberater-Export“. Setze den Haken bei „DATEV-Export aktivieren“. Beim ersten Einschalten erscheint einmalig ein kurzer Hinweis – danach nicht mehr.
Rechnung ausfüllen
Schreibe deine Rechnung wie gewohnt. Jede Position wird später zu einer Zeile im Buchungsstapel – je genauer Position, Menge und Preis sind, desto sauberer ist der Export.
„DATEV-Export“ anklicken
Ist der Export aktiviert, erscheint der Knopf „DATEV-Export“ direkt neben „PDF herunterladen“. Beim ersten Mal öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen – prüfe sie und klicke auf „DATEV-Datei erzeugen“. Danach entsteht die CSV bei jedem Klick sofort.
Datei herunterladen
Die Datei landet in deinem Download-Ordner, etwa als EXTF_RE-2026-0001.csv. Von dort schickst du sie an deinen Steuerberater oder legst sie in deinen Ordner für die Buchhaltung.
Diese Einstellungen stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab
Der Export bringt sinnvolle Voreinstellungen mit. Ob sie zu deinem Betrieb passen, weiß dein Steuerberater am besten – er kennt deine Konten und weiß, worauf gebucht wird.
| Einstellung | Worum es geht | Voreinstellung |
|---|---|---|
| Kontenrahmen | Ob deine Buchhaltung nach SKR03 oder SKR04 geführt wird. Das legt fest, welche Kontonummern verwendet werden. | SKR03 |
| Erlöskonto | Das Konto, auf dem deine Einnahmen gebucht werden. | SKR03: 8400 SKR04: 4400 |
| Gegenkonto | Das Gegenkonto, auf das die Buchung läuft. | SKR03: 12000 SKR04: 10000 |
| Steuerschlüssel | Der Schlüssel für den Umsatzsteuersatz deiner Rechnung. Er wird aus dem Steuerfall abgeleitet und lässt sich übersteuern. In der Datei steht er vierstellig: „0003“ oder „0002“. | 3 = 19 % USt 2 = 7 % USt bei 0 %: Feld bleibt leer |
| Berater- und Mandantennummer | Die Nummern, unter denen du bei deiner Kanzlei geführt wirst. Optional. Bleiben beide leer, kann DATEV die Datei nicht automatisch zuordnen – der Import von Hand ist weiterhin möglich. | leer |
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleibt das Feld für den Steuerschlüssel leer – DATEV führt steuerfreie Umsätze über das Erlöskonto, nicht über einen Steuerschlüssel. Der Buchungstext trägt dafür den Hinweis „Gem. § 19 UStG keine USt“. Wichtig ist dann das Erlöskonto: 8400 und 4400 sind die Automatikkonten für 19 % Umsatzsteuer. Für steuerfreie Umsätze gehört ein steuerfreies Erlöskonto dorthin – im SKR03 zum Beispiel 8336, im SKR04 zum Beispiel 4336. Frag deine Kanzlei, welches Konto bei dir passt; im Editor ist das Feld frei änderbar.
Positionen mit 0,00 € werden übersprungen, denn DATEV lehnt einen Umsatz von 0,00 ab. Du bekommst dazu einen Hinweis, wenn eine Zeile fehlt.
Was du mit der CSV-Datei machst
- Schicken: Häng die CSV an eine E-Mail an deinen Steuerberater – die Rechnung selbst kannst du als PDF oder als ZUGFeRD-PDF dazulegen.
- Einlesen lassen: Deine Kanzlei importiert den Buchungsstapel. Die Rechnungspositionen liegen dann als Buchungssätze vor und müssen nicht getippt werden.
- Ablegen: Leg die Datei in deiner Buchhaltungsablage ab. Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst, steht unter Rechnungen aufbewahren.
Rechnung an den Steuerberater senden – so geht's
Für den Weg zur Kanzlei gibt es mehrere Formate. Welches das richtige ist, hängt davon ab, was dein Steuerberater mit den Daten machen soll.
| Was du sendest | Wofür es gut ist |
|---|---|
| Zum Lesen, Ausdrucken und Ablegen. Die Beträge muss die Kanzlei daraus aber ablesen und selbst erfassen. | |
| ZUGFeRD-PDF | PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Der Steuerberater kann es lesen und die Werte maschinell übernehmen – eine gültige E-Rechnung. |
| XRechnung (XML) | Reine XML-Datei ohne Layout. Vor allem dann gefragt, wenn deine Rechnung an eine Behörde geht. |
| DATEV-CSV | Fertig aufbereitete Buchungsdaten als Buchungsstapel. Die Kanzlei liest sie ein, ohne Positionen abzutippen. |
Warum die DATEV-CSV für deinen Steuerberater oft der einfachste Weg ist
Ein PDF und eine E-Rechnung zeigen eine Rechnung. Die DATEV-CSV enthält dagegen schon das, was in der Buchhaltung gebraucht wird: Betrag, Steuerschlüssel und Buchungstext stehen in der Zeile. Deine Kanzlei muss die Zahlen nicht aus einem Dokument herauslesen und nicht selbst zuordnen – sie liest die Datei ein und hat die Buchungen.
Für dich ist der Aufwand minimal: Einmal im Editor eingeschaltet, ist der Knopf „DATEV-Export“ bei jeder Rechnung da. Die Datei entsteht in deinem Browser, du lädst sie herunter und hängst sie an die E-Mail.
Wie du den Export einschaltest und was die einzelnen Einstellungen bedeuten, steht oben unter Wie exportiere ich meine Rechnung für DATEV?
DATEV-Export im Editor aktivieren
Der DATEV-Export ist nicht standardmäßig an, damit das Formular für alle anderen schlank bleibt. So schaltest du ihn ein: Zahnrad (Einstellungen) → Steuerberater-Export → DATEV-Export aktivieren. Beim ersten Einschalten erscheint einmalig ein kurzer Hinweis, danach nicht mehr.
Die Einstellungen dazu – Kontenrahmen, Erlöskonto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Berater- und Mandantennummer – findest du im Formular im Klappfeld „Steuerberater-Export (DATEV)“ unten in der linken Spalte. Sie gelten für alle folgenden Exporte und lassen sich jederzeit ändern.
Der Export erzeugt eine Datei pro Rechnung. DATEV empfiehlt eine Datei je Buchungsperiode; mehrere Dateien lassen sich beim Import zusammenführen. Brauchst du viele Belege eines Kunden auf einmal, wähle sie im Kundenbuch aus und lade sie gesammelt als ZIP herunter – dieses ZIP enthält je Rechnung die E-Rechnungs-XML, nicht die DATEV-CSV.
Und deine Daten? Sie bleiben auf deinem Gerät. Der Export rechnet im Browser, es gibt keinen Upload, kein Konto und keine Anmeldung – mehr dazu unter Rechnung schreiben ohne Anmeldung und ohne Cloud.
Häufige Fragen zum DATEV-Export
Wie exportiere ich meine Rechnung für DATEV?
Aktiviere den Export im Rechnungseditor über das Zahnrad: Einstellungen → Steuerberater-Export → DATEV-Export aktivieren. Danach füllst du die Rechnung wie gewohnt aus und klickst auf „DATEV-Export“ – beim ersten Mal führt dich ein Fenster noch einmal über die Einstellungen.
Die CSV-Datei wird in deinem Browser erzeugt und landet in deinem Download-Ordner – zum Beispiel als EXTF_RE-2026-0001.csv. Ein Konto ist dafür nicht nötig, und es wird nichts hochgeladen. Die einzelnen Schritte stehen oben unter Wie exportiere ich meine Rechnung für DATEV? →
Welcher Kontenrahmen – SKR03 oder SKR04?
Das hängt davon ab, wie deine Buchhaltung geführt wird. Der Export ist auf SKR03 voreingestellt (Erlöskonto 8400, Gegenkonto 12000); für SKR04 stehen 4400 und 10000 bereit.
Frag deinen Steuerberater, welchen Kontenrahmen er verwendet, und stell es einmal passend ein. Details dazu stehen oben unter Diese Einstellungen stimmst du ab →
Was steht als Kleinunternehmer im DATEV-Export?
Bei Rechnungen nach § 19 UStG bleibt das Feld für den Steuerschlüssel leer – DATEV führt steuerfreie Umsätze über das Erlöskonto. Der Buchungstext trägt dafür den Hinweis „Gem. § 19 UStG keine USt“. Achte darauf, dass im Export ein steuerfreies Erlöskonto steht: 8400 und 4400 sind die Automatikkonten für 19 % Umsatzsteuer.
Was ist die DATEV-EXTF-Datei genau?
Eine CSV-Datei im DATEV-Austauschformat EXTF: Formatkategorie 21 („Buchungsstapel“), Formatversion 13, Zeichensatz Windows-1252 und Semikolon als Trennzeichen.
Pro Rechnungsposition enthält sie eine Zeile mit Betrag, Steuerschlüssel und Buchungstext. Wie der Aufbau entsteht, steht oben unter Was DATEV ist →
Werden meine Rechnungsdaten für den Export hochgeladen?
Nein. Die CSV wird vollständig in deinem Browser erzeugt; es gibt keinen Serveraufruf, kein Konto und keine Anmeldung. Du kannst das im Netzwerk-Tab der Entwicklerwerkzeuge selbst nachprüfen.
Mehr zum Thema auf „Rechnung schreiben ohne Anmeldung und ohne Cloud“ →
Brauche ich DATEV selbst?
Nein. Du brauchst nur die exportierte Datei und schickst sie an deinen Steuerberater oder legst sie in deiner Buchhaltungsablage ab. Das Einlesen übernimmt die Kanzlei in ihrem Programm.
Rechnung schreiben, DATEV-Datei laden, an den Steuerberater schicken – ohne Anmeldung, ohne Upload.
Zum Rechnungseditor