E-Rechnungspflicht: Was gilt wann?

Beim Empfangen und beim Ausstellen gelten unterschiedliche Stichtage. Wer beides in einen Topf wirft, plant entweder zu früh oder zu spät. Die folgende Übersicht trennt die beiden Seiten deshalb sauber.

Die Fristen auf einen Blick

Die Tabelle nennt für jeden Punkt das Datum und was es in der Praxis bedeutet.

Für die meisten kleinen Betriebe ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge: zuerst prüfen, ob du E-Rechnungen überhaupt annehmen kannst. Danach klären, wie du selbst ausstellst, bevor die Papierfrist ausläuft.

Wen die Empfangspflicht trifft

Die Empfangspflicht trifft jeden inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer. Unternehmerisch heißt: Du bist selbstständig oder gewerblich tätig, also als Handwerksbetrieb, Dienstleister, Freiberufler, GmbH oder GbR. Auf die Größe deines Betriebs kommt es dabei nicht an. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur die Pflicht, eigene Leistungen als E-Rechnung auszustellen; für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen.

Abmelden kannst du dich nicht. Für die Empfangspflicht ist keine Zustimmung nötig. Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und weiterverarbeiten können – auch dann, wenn er selbst weiter Papier verschickt.

Quelle: BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand 23.03.2026). Stand: 09.10.2026. Bitte prüfe die aktuellen Hinweise des Bundesministeriums der Finanzen.

Es gibt aber Rechnungen, die nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen. Dazu gehören bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. In diesen Fällen gelten weiter die gewohnten Regeln für sonstige Rechnungen.

Was eine gültige E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Nacharbeit einlesen kann. Die europäische Norm dafür ist EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

XRechnung ist reines XML. Sie wird in den Syntaxen UBL oder CII umgesetzt und folgt den KoSIT-Geschäftsregeln. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie der Standard; dort ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld.

ZUGFeRD ist eine Hybridrechnung: ein PDF/A-3 mit eingebettetem UN/CEFACT-CII-XML. Ein normales PDF mit angehängtem XML ist dagegen kein ZUGFeRD. Entscheidend ist außerdem das Profil. Die Profile Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt; Basic WL enthält keine Positionen. Als vollständige Rechnung nach UStG anerkannt sind nach FeRD dagegen die Profile Extended, EN 16931 (COMFORT) und BASIC. Das Bundesfinanzministerium formuliert es in seinen FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) so: „Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung."

Die häufigste Verwechslung betrifft den Versandweg: Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. Sie erfüllt die Pflicht also nicht, auch wenn sie optisch wie eine Rechnung aussieht. Was die Formate im Einzelnen unterscheidet, steht im Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

Was Kleinunternehmer tun müssen

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen: Die Empfangspflicht trifft alle inländischen Unternehmen. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur die Pflicht, eigene Leistungen als E-Rechnung auszustellen; für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Auf deinen Rechnungen gilt aber eine andere Neuerung: Seit dem 01.01.2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine Steuerbefreiung. Der Hinweis auf der Rechnung muss deshalb die Steuerbefreiung benennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Der früher übliche Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" beschreibt die Rechtslage bis 2024.

Die Schwellenwerte liegen bei einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 25.000 € und einem laufenden Umsatz von höchstens 100.000 €. Wer auf die Regelung verzichtet, ist nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden. Diese Entscheidung wirkt also länger, als viele erwarten.

In der Praxis gibt es zwei Gründe, trotzdem elektronisch zu arbeiten: Firmenkunden und Steuerberater fordern das Format zunehmend, und wer später wächst, muss die Umstellung sonst unter Zeitdruck nachholen. Wie du eine solche Datei selbst erzeugst, steht unter E-Rechnung erstellen. Wenn du den genauen Wortlaut deines Hinweises festlegst, stimme ihn mit deinem Steuerberater ab – eine verbindliche Rechtsberatung ist das hier nicht.

Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Gegenüber Privatkunden bleibt dir die Wahl. Eine E-Rechnung darfst du nur senden, wenn der Empfänger dem elektronischen Format zustimmt. Ohne Zustimmung erstellst du eine normale Rechnung auf Papier oder als PDF.

Für deine Buchhaltung heißt das: Eine Rechnung an eine Privatperson liefert dir keine maschinell auswertbare Datei. Wenn du viele Privatkunden hast, bleiben Ablage und Erfassung damit aufwendiger als bei reinen Geschäftskunden.

Was passiert, wenn du nicht reagierst?

Es kommt keine Warnung. Du merkst es an kleinen Reibungen. Eine E-Rechnung erreicht dich als XML-Datei, und du kannst sie nicht öffnen oder nicht weiterverarbeiten. Dann bleiben Rechnungen in der Mailbox liegen, du fragst beim Lieferanten nach einer anderen Fassung, oder jemand tippt die Beträge von Hand ab.

In die andere Richtung gilt dasselbe. Solange du selbst noch Papier oder ein PDF verschickst, kann dein Geschäftskunde die Rechnung nicht maschinell einlesen. Es entstehen Rückfragen und Verzögerungen, bis die Beträge erfasst sind. Je mehr Firmenkunden du hast, desto häufiger fällt das auf.

Der erste Schritt ist deshalb keine Softwarefrage, sondern eine Bestandsaufnahme. Prüfe deine Ablage: Kannst du eine E-Rechnung annehmen und später wiederfinden? Liegen deine Rechnungen nach Jahren geordnet? Hast du eine Sicherungskopie, falls das Gerät ausfällt? Wie du eine erhaltene Datei vor dem Ablegen kontrollierst, steht unter E-Rechnung prüfen.

Zur Bestandsaufnahme gehört auch die andere Richtung: Was bekommt dein Steuerberater von dir, und in welcher Form? Solange du Papier oder PDF abgibst, werden deine Beträge dort abgetippt – der Aufwand dafür landet früher oder später bei dir, oft als Rückfrage zu einer Position. Wer seine Rechnungen ohnehin digital schreibt, kann sie als DATEV-Datei ausgeben und die Buchungsdaten maschinell übergeben. Wie das abläuft, steht unter DATEV-Export für den Steuerberater.