ZUGFeRD-PDF: Aufbau, Profile und was es kann

Wie ein ZUGFeRD-PDF aufgebaut ist

ZUGFeRD ist ein PDF im Format PDF/A-3, in das ein XML nach dem UN/CEFACT-Standard CII eingebettet ist. Das PDF/A-3 ist der Container, der XML-Datensatz liegt als fester Anhang darin. CII steht für Cross Industry Invoice, ein Datenformat mit eindeutig benannten Rechnungsfeldern.

Wichtig ist der Unterschied zur Bastellösung: Ein normales PDF, an das du eine XML-Datei anhängst, ist kein ZUGFeRD. Es fehlt die vorgeschriebene Einbettung im PDF/A-3-Container, deshalb erfüllt die Datei die Spezifikation nicht. Ein Programm, das ZUGFeRD erzeugt, schreibt beide Teile in eine einzige Datei mit der passenden Struktur.

Der Vorteil des hybriden Aufbaus: Du kannst die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen, während die Buchhaltung des Empfängers die Werte aus dem XML übernimmt. In Frankreich läuft dasselbe Format unter dem Namen Factur-X.

Öffnest du die Datei in einem PDF-Betrachter, siehst du die gewohnte Rechnung. Der XML-Anhang liegt als eingebettete Datei im Dokument und ist über die Anhangsliste oder die Dokumenteigenschaften sichtbar.

Die fünf Profile im Überblick

Ein Profil legt fest, wie viele Angaben das XML enthalten darf. Nicht jedes Profil ergibt eine vollständige Rechnung – das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Dateien scheitern.

Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt; Basic WL enthält keine Positionen. Für Rechnungen an Firmenkunden ist BASIC das kleinste Profil, das eine vollständige Rechnung ergibt. Verlangt ein Kunde EN 16931 (COMFORT), brauchst du das umfassendere Profil – welche Datei wann passt, steht im Vergleich ZUGFeRD und XRechnung.

Bei eingehenden Rechnungen lohnt ein Blick auf das Profil: Enthält die Datei keine Positionen, fehlen der Buchhaltung die Angaben zur Leistung. Prüfprogramme zeigen dir Profil und Version einer Datei an.

Vorrang des XML und inhaltliche Identität

Bei einer Hybridrechnung zählt der Datensatz. FeRD hält dazu fest: „In der Hybridrechnung hat der XML-Anteil (Strukturteil) Vorrang." Praktisch heißt das: Weicht der sichtbare PDF-Text von den Werten im XML ab, gilt das XML.

Deshalb müssen beide Teile inhaltlich identisch sein. Änderst du einen Betrag nachträglich im PDF, ohne das XML neu zu erzeugen, laufen die zwei Darstellungen auseinander – die Rechnung ist dann in sich widersprüchlich. Erzeuge die Datei daher immer aus denselben Eingaben und prüfe sie vor dem Versand. Wie das geht, steht unter E-Rechnung prüfen.

Eine Abgrenzung gehört hierher, weil sie oft verwechselt wird: Ein ZUGFeRD-PDF ist für den Empfänger der Rechnung gedacht. Für deinen eigenen Steuerberater ist es kein Buchungsdatensatz – er kann die Werte daraus übernehmen, aber nicht als fertige Buchung. Dafür gibt es den DATEV-Export, der dieselbe Rechnung als Buchungsstapel im EXTF-Format ausgibt. Die Einzelheiten stehen unter DATEV-Export im Rechnungseditor.

Welche Version gilt aktuell?

Die aktuelle Spezifikation ist ZUGFeRD 2.5.2. Die Version ZUGFeRD 2.5 wurde am 10.06.2026 veröffentlicht. Für die E-Rechnungspflicht zählt die Angabe „ab 2.0.1": Gültige Formate sind Rechnungen nach EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ältere Fassungen sind in dieser Liste nicht genannt.

Für dich bedeutet das: Wenn du ZUGFeRD einsetzt, achte auf eine Version ab 2.0.1 – sonst gilt die Datei nicht als E-Rechnung. Wie du eine Rechnung mit ZUGFeRD erstellst, steht unter E-Rechnung erstellen.

Was Rechnungs-Fix erzeugt

Rechnungs-Fix erzeugt ZUGFeRD 2.5 mit dem Standard-Profil (technisch: BASIC). Die Datei wurde extern validiert (erechnung-tool.de, 0 Fehler). Die Erstellung ist kostenlos und ohne Anmeldung, die Berechnung läuft im Browser. Rechnungsdaten werden nicht auf fremden Servern gespeichert.

Für einfache UStG-konforme Rechnungen reicht BASIC nach der Einordnung von FeRD aus. Brauchst du für einen Kunden ein anderes Profil, kläre das vorab mit ihm.