Rechnungen aufbewahren: 8 Jahre nach § 14b UStG

Zwei Zahlen sorgen hier für Verwirrung: 8 Jahre und 10 Jahre. Beide sind richtig, gelten aber für unterschiedliche Unterlagen. Wer sie vermischt, plant mit dem falschen Zeitraum.

8 Jahre für Rechnungen – nicht 10

Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Das steht in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG. Die viel zitierten 10 Jahre beziehen sich dagegen auf Bücher und Buchungsbelege nach § 147 AO. Sie gelten also nicht pauschal für Rechnungen.

In der Praxis ist der Unterschied kleiner, als er klingt, aber er ist relevant. Wenn du eine Rechnung nach 8 Jahren aus deiner Ablage nimmst, handelst du im Rahmen der Frist für Rechnungen. Ob für deinen Einzelfall längere Fristen greifen, hängt von den übrigen Unterlagen ab. Das lässt sich pauschal nicht beantworten und gehört zum Steuerberater.

Wichtiger als die exakte Zahl ist deshalb die zweite Frage: Findest du eine Rechnung überhaupt wieder, wenn du sie brauchst? Eine Frist nützt nichts, wenn die Datei im falschen Ordner liegt.

Was das für deine Ablage bedeutet

Eine Ablage muss nicht schön sein. Sie muss funktionieren, auch an einem stressigen Tag. Drei Dinge haben sich in der Praxis bewährt:

• Jahresordner. Lege für jedes Kalenderjahr einen Ordner an und darin Unterordner für Einnahmen und Ausgaben. Damit weißt du sofort, wo du suchen musst.
• Sprechende Dateinamen. Ein Name aus Datum, Rechnungsnummer und Empfänger ist besser als ein Scan-Kürzel wie IMG_0431.pdf. So findest du eine Datei auch über die Suche.
• Sicherungskopie. Eine zweite Kopie auf einem externen Laufwerk oder in einer verschlüsselten Sicherung schützt dich vor einem Gerätedefekt. Ohne Sicherung ist die Frist ohnehin theoretisch.

Bevor du eine Rechnung ablegst, lohnt außerdem ein kurzer Blick auf die Pflichtangaben einer Rechnung. Fehlt eine Angabe, ist das später schwerer zu klären als direkt nach dem Eingang.

Und noch ein praktischer Punkt: Auch nach Ablauf der Frist gibst du eine Rechnung in der Praxis manchmal noch einmal heraus, weil ein Kunde eine Kopie für seine eigene Unterlage anfragt. Ein sauberer Jahresordner spart dir dabei die Suche.

Eine Datei, die im Jahresordner vieler Betriebe dazugehört, ist der Buchungsstapel für die Kanzlei. Schreibst du deine Rechnungen mit Rechnungs-Fix, kannst du sie als DATEV-Datei ausgeben und im selben Jahr ablegen wie die Rechnungen selbst – dann liegen Buchungsdaten und Belege beieinander, wenn dein Steuerberater nachfragt. Wie der Export funktioniert, steht unter DATEV-Export für den Steuerberater.

E-Rechnungen im Originalformat

Bei E-Rechnungen kommt eine zusätzliche Anforderung dazu. Sie sind im empfangenen Originalformat aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar bleiben. So steht es in den GoBD (Rz. 131).

Konkret heißt das: Die Datei, die du erhalten hast, bleibt Teil deiner Unterlagen. Sie in ein anderes Format umzuwandeln und nur die umgewandelte Fassung zu behalten, ist damit nicht dasselbe. Bei einer E-Rechnung geht es ja gerade darum, dass Beträge, Positionen und Steuersätze auslesbar sind – genau das verlieren viele andere Formate.

Welche Fristen für das Empfangen und Ausstellen von E-Rechnungen gelten, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht.

Reicht der Ausdruck?

Für E-Rechnungen lautet die Antwort: nein. Ein Ausdruck ersetzt das Originalformat nicht. Du kannst dir zusätzlich eine Papierfassung ablegen, wenn dir das lieber ist – die maschinell auswertbare Datei muss daneben erhalten bleiben.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der Zusammenhang etwas anders gelagert. Dort steckt das XML in der PDF-Datei selbst; die sichtbare Rechnung und der Strukturteil sind ein einziges Dokument. Diese PDF-Datei ist also dein Original. Druckst du nur aus, ist der maschinell auswertbare Teil nicht mehr dabei.

Wie Rechnungs-Fix dir dabei hilft

Rechnungs-Fix ist ein Generator, der im Browser läuft. Die Berechnung findet auf deinem Rechner statt, und Rechnungsdaten werden nicht auf fremden Servern gespeichert. Daraus ergeben sich für die Ablage vier Dinge:

• Du lädst die fertige Rechnung auf deinen eigenen Rechner herunter und legst sie dort ab, wo deine übrige Ablage liegt.
• Im Browser gibt es ein Archiv, in dem deine Rechnungen liegen, solange du das Archiv nutzt.
• Du kannst deine Daten als Sicherungsdatei exportieren, etwa vor einem Browserwechsel oder einem neuen Rechner.
• Eine Online-Archivierung bei uns gibt es nicht. Die Aufbewahrung bleibt deine Aufgabe – der Generator prüft nicht, ob du eine Rechnung nach 8 Jahren noch findest.

Wie du ohne Konto startest, steht unter Rechnung ohne Anmeldung.