Pflichtangaben einer Rechnung: die Checkliste

Die Aufzählung in § 14 Abs. 4 UStG wirkt lang, ist aber überschaubar, sobald du sie als Liste abarbeitest. Die meisten Punkte erledigen sich von selbst, wenn der Rechnungsaufbau einmal steht.

Die Checkliste nach § 14 Abs. 4 UStG

Geh die Tabelle von oben nach unten durch und setze gedanklich ein Häkchen. Fehlt eine Zeile, fehlt eine Pflichtangabe.

Steuernummer oder USt-IdNr. – eins reicht, aber eines muss drauf

Hier hält sich ein häufiger Irrtum. Du musst nicht beide Nummern auf die Rechnung schreiben. § 14 Abs. 4 UStG verlangt die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Leistenden. Eine von beiden genügt.

Zwei Dinge sind trotzdem wichtig. Die Nummer muss vollständig sein – abgekürzte oder unvollständige Angaben erfüllen die Anforderung nicht. Und sie muss zu dem Unternehmen gehören, das die Rechnung ausstellt. Es geht also um deine Nummer als Leistender, nicht um die des Empfängers.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Nummer an einer festen Stelle im Rechnungskopf zu platzieren. Dann fehlt sie auch bei der Rechnung nicht, die du schnell zwischendurch schreibst.

Diese Angaben fehlen am häufigsten

Drei Punkte tauchen in der Praxis immer wieder als Lücke auf.

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Viele schreiben nur das Ausstellungsdatum. Verlangt ist zusätzlich der Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde – bei einer Dienstleistung also der Monat oder Tag, an dem du gearbeitet hast. Bei einer Rechnung, die im Folgemonat geschrieben wird, sind die beiden Daten unterschiedlich.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Nummer muss fortlaufend und einmalig vergeben sein. Wer Rechnungen nach Kundennamen benennt oder dieselbe Nummer zweimal verwendet, hat an dieser Stelle eine Lücke. Ein einfaches Muster wie Jahr plus laufende Nummer reicht aus und lässt sich gut prüfen.

Vollständige Anschrift des Empfängers

Der Empfänger braucht vollständigen Namen und vollständige Anschrift. Eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder ein internes Kürzel ersetzt das nicht. Bei Stammkunden lohnt es sich, die Anschrift einmal sauber zu hinterlegen und nicht jedes Mal neu zu tippen.

Sonderfall Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag enthält deine Rechnung deshalb einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG).

Seit dem 01.01.2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine Steuerbefreiung. Der Hinweis muss deshalb die Steuerbefreiung benennen. Der bis 2024 übliche Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" beschreibt die alte Rechtslage und passt nicht mehr.

Die Schwellenwerte liegen bei einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 25.000 € und einem laufenden Umsatz von höchstens 100.000 €. Wer auf die Regelung verzichtet, ist nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden. Stimme den genauen Wortlaut deines Hinweises mit deinem Steuerberater ab – dieses Kapitel ist eine Information und keine Rechtsberatung. Details stehen unter Rechnung als Kleinunternehmer.

Wie der Generator dich dabei unterstützt

Rechnungs-Fix führt dich durch die Felder, die zu den Pflichtangaben gehören: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Positionen. Was du einträgst, bleibt dabei deine Verantwortung – der Generator ersetzt keine rechtliche Prüfung deiner Angaben.

Für Geschäftskunden erzeugt er zusätzlich eine E-Rechnung als ZUGFeRD-Datei (Version 2.5, Standard-Profil (BASIC)). Wie das abläuft, steht unter E-Rechnung erstellen. Wenn du vor der Rechnung erst ein Angebot brauchst, hilft der Leitfaden Angebot schreiben beim Aufbau der Positionen.

Diese Liste hilft auch, wenn die Rechnung anschließend zur Buchhaltung geht: Für den Steuerberater kannst du sie zusätzlich als DATEV-Datei ausgeben. Betrag, Steuerschlüssel und Buchungstext stammen dann aus denselben Angaben, die du hier abgehakt hast – fehlt die Steuernummer oder ist eine Position unklar, fällt es spätestens beim Buchen auf. Anleitung: DATEV-Export: Rechnung als DATEV-Datei an den Steuerberater geben.

Und ein letzter Hinweis zur Reihenfolge: Prüfe die Angaben, bevor du die Rechnung verschickst. Eine nachgereichte Rechnung kostet mehr Zeit als ein Blick auf die Liste.